Управление на проекти Час

Въпреки, че всички ние имаме същия период от време, тя просто изглежда да се измъкне от мен по-бързо, отколкото го прави други хора. Това не е, че аз съм отпускат около пури пушене, игра на покер през цялата нощ, и пренебрегване на моята работа (добре де, не обикновено). Това, че съм се за много повече, отколкото трябва и всеки страда. И на проекти, които да взема по магически начин се увеличат от сладък, невинен начинания в осем въоръжени чудовища, които смаже графика си отново и отново.

Мениджъри на проекти знаете - или трябва да знаят - на железен триъгълник за управление на проекти понякога се нарича тройната ограничения за управление на проекти, тъй като всички проекти са ограничени от тези три елемента: време, разходи и обхват. Моят отмъщение е ъгълът на ляво: време.

Всеки проект, от разработването на нов образец на софтуер за изграждане на нова къща, се някой период от време. Отношенията между обхвата на проекта, време и разходи следва да балансират. Ако няма достатъчно време или бюджет, проектът е обречен. (Без майтап.)

Истинският проблем? Планиране. Делегацията. И се научим да кажа не. Първо, ние трябва да определят обхвата продукт: за проверка, конкретни резултати, които правят щастлив клиент (или по-щастливи, в зависимост от клиента). След като всички се споразумеят за обхвата на продукта, тогава е на обхвата на проекта-всички на работа и само работа за създаването на проект за подаване. В обхвата на продукта и обхвата на проекта са зависими от един на друг, ако промените подробно в обхвата на продукта-Боже, в обхвата на проекта ще се промени, също. И тези промени да отнеме време.

Сега, понякога съм късно и тя просто не е моя вина. (Хайде, аз го казвам ", понякога".) Например, аз работех върху проект за компания, която не можа да реши какво точно искат. Това беше като един от моите обичайните дати: "Аз не знам какво искам, но това не е тя." Бихме обикалят и кръгли чрез предпроектни проучвания, нови версии на наръчник за обучение, развитие клас, както и повече чувство на неудовлетвореност-после исках да знам дали съм все още може да достигне крайния срок за завършване на проекта. Моите умствени отговор? "Да, точно веднага след като се върна от моето колело яздя в Хавай."

На всеки един ден телефонът звъни, камбанки имейл или факс плюе някои нови искания, и без да мислят, че ние кажа "да". Мисля, че ако не ни убива. Малко промяна тук, допълнение там, и четири или пет нови проекти в следващите; време изчезва по-бързо от една чиния на понички по време на срещата с тегло Watcher's.

Но това не е статия за това как да хленча. Всички ние сме смачкани за време, някои от нас просто го управлявате по-добре от други. Когато става дума за управление на проекти, знам, че дисциплината управление на времето ми е ахилесова пета. В миналото, аз с удоволствие ще вземе на работа, без мислене, планиране и делегиране. Но аз съм се по-добре за него-не съм казал някой миналата седмица. Това е тъжно и разочароващо, но аз не мога да трупат повече неща и текущите задължения от приплъзване.

Официален подход (как изглежда на хартия)

В идеалния проект за управление на света, което не съществува, е логично, практически подход за изчисляване колко дълго проект трябва да предприеме, за да приключи. Нека да се преструваме, че сме живеят в този съвършен свят управление на проекти и да видите колко неща трябва да тръгвам.

Първо ние работим с клиента да се определи обхвата продукт описва нещо, което те искат от нас да се създаде. Тогава ние създаваме обхвата на проекта-всички на необходимата работа и само на необходимата работа за създаване на стоката. И тогава, ох момче, момче, ние създаваме структурата работа разпределението (WBS).

В WBS не е списък на дейностите, за завършване на проекта. Точно така. В WBS е ориентиран към резултати разлагане на получените резултати по проекта-не на работата по проекта. След като сме създали WBS, ние можем да генерира списък на дейностите, които екипът на проекта ще трябва да изпълни за да създаде определени резултати.

Дейността списък трябва да отговарят на едно забавно евристичен наречен 8 / 80 правило, което гласи, че най-малкия елемент на WBS, наречен работен пакет, трябва да поеме не повече от 80 часа, за да създадете и не по-малко от 8 часа, за да създадете. Ние не искаме да се WBS гранули, така че ние сме диктува всяка стъпка, за да създаде за подаване, нито искаме работата пакет, който ще бъде толкова голям, както и в по-голяма от 80 часа, за да остави голяма част от работата отворен за тълкуване. (Както при повечето правила, разбира се, има и изключения.)

В списъка с дейности трябва да бъдат подредени в реда, в която дейностите трябва или трябва да се осъществи. Много от дейностите ще разчита на твърдия логика, те трябва да се стига по специално, за да може проектът да бъде успешен. Ние трябва да инсталирате операционната система, преди да инсталирате приложението. Софт логика се позовава на управление на преценка. Например, ние може да създаде въображаемо скрипта за инсталиране на операционната система и след разговор с отдалечен сървър да дръпнем заявление и да го инсталирате на целевата машина, след като е инсталирана ОС. Но ние не може да решат да направят това. Това е логиката преференциални въз основа на опита, естеството на работата, или настроението ви по този конкретен ден.

Сега започва истинската забавно. По време на експерт-глад ръководител на проекта, се вгледате в работата последователност и осъзнаваш, че всъщност можете да отнеме няколко пътеки за завършване на проекта в тандем. Значи карта на работата визуално в диаграма на проекта мрежа (PND). А PND визуализира работата и ви позволява да намерите на критичния път. Критичния път не е на пътя с най-важните дейности; това е най-дългият път да постигне сключване на проекта. Критичния път разкрива дейностите, които, ако е късно, ще предизвика вашия проект да пропуснете своята целева дата на проекта. Можете да намерите на критичния път, като просто отчитане на продължителността на дейностите от Ден 1 до приключване на проекта.

Но какво от дейности, които не са на критичния път? Тези дейности са флоат-сумата от време, чрез която дейност може да се забави или късно, без да засяга датата на приключването на проекта. Има някои модни формули, наречен напред и назад преминава към изчисляване на плаващо за всяка дейност.

Не е нужно да си гений за да направи по математика, но е по-лесно просто да споделите вашия проект система мениджър информация (като например Microsoft Project) направи изчисления за вас.

Вашият критичния път да се промени. Някои от вашите некритични дейности пътят може да е късно, допълнителни дейности могат да бъдат добавени към вашия проект, или продължителността на некритични дейности могат да бъдат ревизирани. Вашият проект може да отнеме по-дълго, ако някое от това се случи, и вие ще имате нова критична път.

Между всеки набор от дейности в PND са отношения, които описват как и кога наследник и сдвоени дейности може да започне. Има четири различни типове отношения, макар че шансовете са, че ще използвате само един или два от тях:

Край-към-проекта. Това най-често срещаните видове на запознанството означава, че добивната дейност трябва да завърши преди надолу по веригата дейност може да започне. Например, можете да създадете образ на диск, преди да можете да го пускам на 1200 машини.

Старт към проекта. Тази връзка позволява на двете дейности да започнат по едно и също време, но не е задължително да приключват в същото време. Например, представете си, че вашата организация има ново парче от софтуер, който всички потребители ще имат инсталиран на своите настолни компютри. В плана на проекта, всички потребители трябва да завърши от четири часа заседание обучение преди предявяването на иска е инсталиран. Вие се създаде система, която да се инсталира софтуер за настолни компютри на потребителите ", докато те са в клас за ново заявление. И двете дейности на проекта наведнъж, но те сигурно няма да приключи в същото време.

Край-към-финал. Тази връзка се изисква и двете дейности да приключи в същото време. Например, вие сте управлението на проект за редизайн новия си уеб сайт. За да се насърчи нов шикозен външен вид, вашата организация ще изпратим млн. картички за настоящите и потенциални клиенти. Твоя план на проекта изисква окончателното промени за вашия уеб сайт и пощенски картички, пристигащи в офисите си перспективи "завърши по същото време. Очарователно.

Старт-до-финал. Това е най-необичайни и най-използвани отношения на всички. Това е специален. Вие ще намерите тази връзка, когато сте използвате само във времето график. По принцип, добивната дейност трябва да започне дейност надолу по веригата, така че може да завърши. Представете си, че сте производител на пластмасови бутилки. Вие нямате стая на вашия магазин етаж за безкрайно количество от пластмаси, така че само за пластмаси, когато предлагането е на изчерпване. Изчерпването на пластмаси от текущата дейност предизвиква заповед за повече пластмаса, така че може да създаде повече бутилки в бъдеще.

Съчетано с всяка една от тези връзки да можете да използвате изостава и води. МИГ е просто време на изчакване, докато се водят бързо-горе време. Например, вие сте инсталиране на нова мрежа в една сграда. Вие искате кабелът за инсталиране и монтаж на удар панел, за да се случи в тандем. Реално, обаче, удар панел се нуждае от ръководител на проекта на кабела ви пуснат, така че можете да добавите закъснение на кабела монтажници. Този план позволява и двете дейности да се случи веднага, но изисква кабелни монтажници да изчакате малко, докато те да започнат дейността си. (Кабелна монтажници обикновено нямат никакъв проблем да чакам.)

Понякога ръководителите на проекти трябва да се бърза неща заедно в проекта. Това е мястото, където да доведе време влезе в игра. Тя ви дава възможност да се движат дейности, по-близо до началната дата на проектите, като се извади времето от редовни начален час всеки на дейността. МИГ е положителен момент; олово е отрицателно време.

Оценявайки Продължителност на проекта

Очакваната продължителност на проекта е на базата на сумата на дейностите. С някои математика магия, ние можем да предскажем най-добрите, най-лошото и най-вероятният сценарий за колко време ще отнеме всяка дейност, и в крайна сметка колко време преди ние поставяме този звяр в леглото и преминете към следващата.

За да създадете това е точна оценка или в близост до точна, това е наистина нещо повече от събиране на дейност продължителност. Ние също трябва да помисли за няколко фактора, които биха могли да развалина на график, управление мениджъри ядки, и предизвикват нашата коса да падне на заминаване:

Ограничения. А ограничение е нещо, което ограничава възможностите на проекта. Вие сте нает консултант, който е достъпен само на 29 декември. Вие сте записани ви екипа на проекта за обучение в клас на 20 януари. Самата система е инженер, като четири седмици почивка през февруари. Всички от тях са ограничения и има тона повече.

Предположения. Ние всички знаем какво се случва, когато ние правим предположение (мисля задника и umption). За пример, предположихме, че продавачът е честен, когато казва, че новите сървъри ще бъдат доставени до 1 октомври. Смятахме, че клиентът е използвал Windows 95 или по-добре, не OS / 2. Смятахме, че бихме могли да имат достъп до мястото на работа 24 / 7, а не само през работно време. Ако ние не документират и споделят тези предположения, това е проблем.

Наличните ресурси. Били ли сте някога са изчислили, че бихте се нуждаят от четири мрежови инженери да дръпнете и инсталирайте кабел, само за да откриете, че има само две мрежови инженери за вашия проект? Ако необходимите ресурси не са налични, вашият проект ще се наранява.

Закона за рекламации намалява. В Закона за рекламации Намаляване контрол добив срещу размера на труда на разположение. Да предположим, имаме една дейност, която ще отнеме 40 часа с две целеви мрежа инженери. Ако добавим още два инженери мрежа на дейност, да свършим работата в 20 часа? Може би. Ако се добави 40 мрежови инженери в дейност, можем да се извърши в рамките на няколко минути? Малко вероятно. В допълнение, не всички дейности са усилия задвижване; много от тях са на определена продължителност. Това е хубав начин да се каже, че няма значение колко много експерти ви хвърлят в дейност-то все още ще взема същия период от време да се изпълни.

Паркинсон закон. Паркинсон Закона гласи, че работата ще разшири, за да попълни размера на определеното време. Представете си, че Джо казва дейност, ще отнеме 40 часа да се пълни, въпреки че той знае, че може да завърши работата само за дванадесет часа. Той добавя подложка за сметка на потенциалните грешки, проблеми и игри на пасианс той може да се сблъскате. Магически задачата ще нарастват и ще вземат разпределени 40 часа. Помислете за натоварването на деня, преди да тръгнете за почивка. Можете да коляно и да го направим. Но на следващия ден след почивка? Счита по цял ден да изпратите един имейл. (Може би не си ти, но най-вероятно този човек в куба близо до теб.)

Рискове. Бизнес рискът може да има обратно или недостатък-въпреки че ние обикновено мислим за рисковете, с тенденция към намаляване. Най рисковете, които влизат в оправдаване имат потенциал да се забави работата по проекта, добави дейности, както и в някои случаи да изискват от нас да се движим в бяло знаме на капитулация. (Аз ще покриване на рискове, по-подробно в друга статия. Знам, друг въпрос, управление на времето за мен. Благодаря.)

Управление на времето и Crystal Ball

Как да бъдем винаги знам колко дълго дадена дейност ще предприемете? За някои дейности, можете да разчитате на опит. Други дейности трябва да разчита на експертна оценка, историческа информация, и сближаване. Сближаване?! Аха. Помислете за всички ИТ проект сте живели, работили върху, или разбрали. Всеки ИТ проект е предмет на първо време, първо използване наказание. Просто за всеки ИТ проект е уникален. Дори ако това е интегратор инсталиране на същите стари част от софтуера, отново и отново в различни среди, има уникални аспекти на всяка среда. Няма две ИТ среди са идентични. Дори ако то се свежда до влажност на въздуха, призраци в машини и на потребителите, които ще криза и манивела за софтуера, винаги има различия.

Тези фини, а понякога и не-толкова-фините разлики могат да ни подлуди, или да ни вдъхнови да се вземат професионални хокей валяк. Тези уникални конфигурации, също посрами всички възможни усилия, за да се предскаже колко дълго дейност ще предприеме, за да приключи. Понякога си мисля, че знам и други пъти, които знаят, че вие не знаете.

И сега една дума от реалността: Ето защо оценките са наречени оценки. Управление и клиентите не изглежда да получите тази част, нали? Били ли сте някога даден на анкетна оценка, където можете извадил продължителност оценка от небето? Това е груб порядък (ROM) оценка; проста, Ballpark Предполагам, че управлението и клиенти са сигурни, че държите да. Не е забавно за вас-само тях. Препоръчвам ви да не се дава Ballpark оценки. Ако трябва да добавите една звездичка на словесни офертата, което показва, че това е ROM оценка и че тя може да бъде начин, далеч-от 75% до 125%. В противен случай, ти си остана с номера, който хвърля там. Ако вашето actuals да е различно от ROM, вие сте дяволите да плати. Така ли е?

Време за да приключи тази линия

Ако времето за управление са били лесни, всеки би го направил. Най-голям принос за ефективното управление на времето е ефективно планиране. Като ръководители на проекти, трябва да имаме контрол над нашия проект разписания, което изисква постоянно очите на оценки дейност продължителност; действителното време, ангажирани с дейности, както и експертна оценка, кураж и опит, за да направят подобрения в нашия график, когато е уместно. Разбира се, че никога не е забавно, когато ръководителят на проекта замества лошо дата с друг лош дата.

Ние всички имаме същия период от време. Единственото нещо, което наистина контрол е това, което правим с него.

Rate Article

Related Videos
Play Video How to Work on Open Source Projects	Play Video Use reQall on your iPhone to Never Miss Another Appointment	Play Video Financial Analysis Using Excel, Part 1	Play Video Learn Business English Vocabulary for Project Management	Play Video Learn Бизнес английски речник за управление на проекти

Изброените по-долу са по-предмети, свързани с по-горе статия от "Управление на проекти" Член категория.

Хората се интересуват от по-горе статия "Управление на проекта Време" също се интересуват от подобни изделия, изброени по-долу: